Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Mẫu, cách lập và thời hạn nộp năm 2025

Tờ khai quyết toán thuế TNCN là thủ tục quan trọng giúp cá nhân và tổ chức hoàn tất nghĩa vụ thuế cuối năm. Việc nắm rõ mẫu biểu, cách lập, hạn nộp và quy định pháp lý mới nhất sẽ giúp người nộp thuế tránh sai sót, đảm bảo quyền lợi khi được hoàn thuế. Bài viết dưới đây của Avano sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm, nộp và xử lý tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân online theo quy định có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

Tờ khai quyết toán thuế TNCN là gì?

Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là văn bản do người nộp thuế lập và gửi cơ quan thuế nhằm kê khai toàn bộ thu nhập, số thuế đã nộp và số thuế phải nộp thực tế trong năm. Theo (Khoản 1, Điều 10, Luật Quản lý thuế sửa đổi, có hiệu lực từ 01/07/2025), việc quyết toán thuế nhằm xác định chênh lệch giữa số thuế phải nộp và số thuế đã nộp để hoàn thuế hoặc truy thu nếu cần thiết.

Tờ khai quyết toán thuế là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo nguyên tắc “thu đúng, nộp đủ, hoàn kịp thời” cho người nộp thuế.

Các mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN hiện hành

Theo quy định mới của Tổng cục Thuế, hiện có hai mẫu tờ khai phổ biến:

Mẫu số 02/QTT-TNCN: Dành cho cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Mẫu số 05/QTT-TNCN: Dành cho tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ và quyết toán thuế thay người lao động.

Cả hai mẫu đều được cập nhật theo Phụ lục ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC và tiếp tục có hiệu lực đến năm 2025.

Người nộp thuế có thể tải mẫu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc trên ứng dụng eTax Mobile.

Cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2025

Đối với cá nhân tự quyết toán

Cá nhân có thu nhập từ một hoặc nhiều nguồn (làm việc tại nhiều nơi) cần kê khai đầy đủ thông tin theo mẫu 02/QTT-TNCN. Một số mục quan trọng cần lưu ý:

Chỉ tiêu [21]: Tổng thu nhập chịu thuế trong năm.
Chỉ tiêu [23]: Các khoản giảm trừ, gồm giảm trừ bản thân (11 triệu/tháng) và người phụ thuộc (4,4 triệu/tháng) theo (Khoản 1, Điều 19, Luật Thuế TNCN sửa đổi, có hiệu lực từ 01/07/2025).
Chỉ tiêu [37]: Số thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp.
Chỉ tiêu [47]: Số thuế đề nghị hoàn (nếu nộp thừa).

Sau khi hoàn thành, người nộp thuế có thể gửi tờ khai online qua Cổng thuế điện tử hoặc eTax Mobile, không cần in giấy.

Đối với tổ chức, doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện theo mẫu 05/QTT-TNCN. Khi lập tờ khai, cần tổng hợp đầy đủ dữ liệu về:

Tổng thu nhập chi trả cho người lao động.
Số thuế đã khấu trừ theo từng mã số thuế.
Các khoản giảm trừ, hoàn thuế hoặc truy thu.

Sau khi kê khai xong, doanh nghiệp nộp file XML qua hệ thống HTKK hoặc eTax và ký số bằng chữ ký điện tử hợp lệ.

Để tránh sai sót có thể xảy ra trong quá trình quyết toán thuế, bạn có thể theo dõi Cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân online của Avano.

Thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN

Theo Khoản 2, Điều 44, Luật Quản lý thuế sửa đổi, hiệu lực từ 01/07/2025, thời gian quyết toán thuế TNCN như sau:

Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: chậm nhất ngày 30/4/2025.
Tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập: chậm nhất ngày 31/3/2025.

Nộp chậm tờ khai sẽ bị xử phạt hành chính từ 2 – 25 triệu đồng tùy mức độ, theo (Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Cách nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN online

Người nộp thuế có thể nộp trực tuyến qua 2 hình thức:

Nộp qua Cổng thuế điện tử

Truy cập Cổng thuế điện tử
Đăng nhập tài khoản → chọn mục Khai thuế → Nộp tờ khai.
Tải file XML hoặc lập tờ khai trực tuyến.
Ký số bằng chữ ký điện tử → Gửi tờ khai → Hệ thống hiển thị thông báo “Nộp thành công”.

Nộp qua ứng dụng eTax Mobile

Đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân → chọn Khai & Nộp tờ khai quyết toán TNCN.
Kiểm tra thông tin, ký điện tử và nộp trực tiếp.
Theo dõi trạng thái hồ sơ qua mục “Tra cứu hồ sơ”.

Hướng dẫn nộp tờ khai bổ sung hoặc hủy tờ khai online

Trường hợp người nộp thuế phát hiện sai sót sau khi nộp tờ khai:

Nộp tờ khai bổ sung: Vào mục “Khai bổ sung” trên Cổng thuế điện tử → chọn kỳ tính thuế → nhập thông tin điều chỉnh. Hệ thống tự động cập nhật và thay thế tờ khai cũ.
Hủy tờ khai quyết toán thuế TNCN online: Chọn mục “Hủy tờ khai đã nộp”, ghi rõ lý do, đính kèm văn bản giải trình.
Mẫu hủy tờ khai quyết toán được quy định trong Phụ lục II – Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Tra cứu và in tờ khai quyết toán thuế điện tử

Sau khi nộp, cá nhân hoặc tổ chức có thể kiểm tra trạng thái tờ khai bằng cách:

Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn → Tra cứu → Tờ khai thuế.
Chọn loại hồ sơ, kỳ tính thuế → nhấn “Tìm kiếm”.
Tờ khai được hiển thị cùng trạng thái xử lý (“Đã nộp”, “Đang duyệt”, “Hoàn tất”).
Có thể tải file PDF hoặc in trực tiếp làm chứng từ lưu trữ.

Một số lưu ý khi lập và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN

Kiểm tra kỹ thông tin mã số thuế, CMND/CCCD, giảm trừ gia cảnh.
Không sử dụng chữ ký điện tử hết hạn khi ký nộp hồ sơ.
Trường hợp hoàn thuế, phải ghi chính xác số tài khoản ngân hàng để cơ quan thuế hoàn trả.
Giữ biên lai điện tử làm căn cứ đối chiếu khi cần.

Câu hỏi thường gặp về tờ khai quyết toán thuế TNCN

Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất năm 2025 là mẫu nào?

Hiện nay, theo quy định của Tổng cục Thuế, mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất năm 2025 là mẫu số 02/QTT-TNCN đối với cá nhân tự quyết toán và mẫu số 05/QTT-TNCN đối với tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập. Cả hai mẫu này được ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và vẫn còn hiệu lực thi hành đến nay.

Cá nhân có cần tự lập tờ khai quyết toán thuế TNCN không?

Cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn hoặc chưa được tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thay thì bắt buộc phải tự lập và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN. Trong khi đó, người lao động chỉ có một nguồn thu nhập và được doanh nghiệp thực hiện khấu trừ, quyết toán thay thì không cần tự nộp lại.

Hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2025 là khi nào?

Theo (Khoản 2, Điều 44, Luật Quản lý thuế sửa đổi, có hiệu lực từ 01/07/2025):

Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: nộp chậm nhất ngày 30/4/2025.
Tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập: nộp chậm nhất ngày 31/3/2025.
Nộp tờ khai quá hạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo (Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Có thể hủy hoặc nộp lại tờ khai quyết toán thuế TNCN online không?

Có. Người nộp thuế có thể hủy hoặc nộp lại tờ khai online qua Cổng thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn) bằng cách chọn mục “Hủy tờ khai đã nộp” hoặc “Khai bổ sung”, ghi rõ lý do và gửi lại hồ sơ. Việc hủy hoặc bổ sung chỉ được thực hiện khi cơ quan thuế chưa có thông báo chấp nhận hồ sơ hợp lệ.

Làm sao để tra cứu tờ khai quyết toán thuế TNCN đã nộp?

Bạn có thể tra cứu tờ khai quyết toán thuế TNCN qua 2 cách:

Cổng thuế điện tử: Vào mục “Tra cứu → Tờ khai thuế”, nhập mã số thuế và kỳ tính thuế để xem trạng thái.
Ứng dụng eTax Mobile: Chọn mục “Tra cứu hồ sơ”, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết tình trạng xử lý, bao gồm “Đã nộp”, “Đang kiểm tra” hoặc “Đã hoàn thành”.

Nếu tờ khai quyết toán có sai sót, xử lý thế nào?

Khi phát hiện sai sót trong tờ khai (sai thu nhập, mã số thuế, số thuế đã nộp…), người nộp thuế cần nộp tờ khai bổ sung theo hướng dẫn tại (Điều 47, Luật Quản lý thuế 2019, sửa đổi bổ sung năm 2025). Tờ khai bổ sung sẽ thay thế tờ khai cũ, giúp cập nhật chính xác số thuế phải nộp hoặc được hoàn.

Có thể in tờ khai quyết toán thuế TNCN để lưu trữ không?

Có. Sau khi nộp tờ khai thành công, người nộp thuế có thể in bản PDF hoặc tải file XML từ hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn để lưu trữ, phục vụ cho việc đối chiếu hoặc kiểm tra khi cần.

Kết luận

Bài viết trên của Avano đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về tờ khai quyết toán thuế TNCN, bao gồm mẫu biểu, cách lập, hạn nộp và xử lý khi sai sót. Việc nắm rõ quy trình không chỉ giúp bạn thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, mà còn đảm bảo quyền lợi khi được hoàn thuế nhanh chóng và hợp pháp.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các vấn đề thuế, hãy theo dõi các bài viết trong danh mục Kiến thức thuế của Avano nhé.