Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là bước quan trọng để xác định số thuế mỗi cá nhân đã nộp trong năm có khớp với nghĩa vụ thực tế hay không, từ đó làm căn cứ hoàn hoặc nộp thêm thuế theo quy định. Nhiều người lao động vẫn còn bối rối với thủ tục, thời hạn và cách thực hiện quyết toán chính xác, đặc biệt trong bối cảnh quy định mới từ Luật Quản lý thuế sửa đổi, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Bài viết dưới đây của Avano sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, đối tượng, hồ sơ và quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân – đồng thời hướng dẫn chi tiết cách thực hiện online dễ dàng, tiết kiệm thời gian và đúng pháp luật.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là quá trình các nhân có mức thu nhập chịu thuế tự thực hiện hoặc ủy quyền cho bên trả thu nhập (doanh nghiệp) tổng hợp các thu nhập của người nộp thuế nhận được trong năm dương lịch và thực hiện tính toán lại số tiền thuế mà cá nhân đó phải nộp hoàn trả số thuế đã nộp thừa và bù trừ thuế vào kỳ tiếp theo. Việc quyết toán giúp đảm bảo nguyên tắc “nộp đúng, nộp đủ và hoàn kịp thời”, tránh tình trạng nộp thừa hoặc thiếu thuế.

Theo (Khoản 1, Điều 28, Luật Quản lý thuế sửa đổi, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025), cá nhân có trách nhiệm kê khai, xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp, đồng thời được quyền đề nghị hoàn thuế nếu phát sinh nộp thừa. Đây là bước cuối cùng trong quy trình nghĩa vụ thuế hàng năm của người lao động và doanh nghiệp.

Tại sao phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Quyết toán thuế không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là cơ chế bảo vệ quyền lợi cho người nộp thuế. Trong thực tế, do nhiều người lao động có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau hoặc thay đổi nơi làm việc trong năm, nên số thuế tạm khấu trừ hàng tháng có thể không chính xác so với thu nhập thực tế.

Nếu sau khi tính toán, số thuế tạm nộp lớn hơn số phải nộp, người lao động sẽ được hoàn thuế thu nhập cá nhân. Ngược lại, nếu số thuế đã nộp thấp hơn nghĩa vụ thực tế, cá nhân cần nộp bổ sung cho cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Ai cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Theo quy định tại (Điều 21, Thông tư 92/2015/TT-BTC), việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân được chia thành hai nhóm:

• Tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập có trách nhiệm quyết toán thuế thay cho người lao động nếu có ủy quyền.
• Cá nhân tự quyết toán khi có thu nhập từ nhiều nguồn, không làm việc đủ 12 tháng tại một nơi, hoặc không đủ điều kiện ủy quyền cho tổ chức.

Ngoài ra, người có thu nhập vãng lai (như làm thêm, hợp đồng ngắn hạn, cộng tác viên…) nếu đã bị khấu trừ 10% nhưng tổng thu nhập dưới 132 triệu/năm cũng có thể nộp hồ sơ hoàn thuế để lấy lại phần nộp thừa.

Hồ sơ và biểu mẫu quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Cá nhân tự quyết toán thuế cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định tại (Khoản 3, Điều 28, Luật Quản lý thuế 2019 – sửa đổi 2025), gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (mẫu 02/QTT-TNCN);
• Chứng từ khấu trừ thuế do đơn vị chi trả cung cấp;
• Giấy ủy quyền quyết toán thuế (nếu có);
• Bản sao CMND/CCCD và mã số thuế cá nhân;
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (nếu đăng ký giảm trừ).

Đối với doanh nghiệp, cần lập biên bản quyết toán thuế, bảng kê thu nhập và chứng từ nộp thay người lao động gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025

Căn cứ (Khoản 2, Điều 44, Luật Quản lý thuế sửa đổi 2025), thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:

• Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Chậm nhất là ngày 31/03 của năm sau liền kề.
• Đối với cá nhân tự quyết toán: Chậm nhất là ngày 30/04 của năm sau.

Trường hợp người lao động nghỉ việc hoặc chuyển công tác trước khi kết thúc năm, có thể tự quyết toán thuế ngay trong năm mà không cần đợi đến kỳ quyết toán toàn quốc.

Cách nộp hồ sơ và tra cứu kết quả quyết toán thuế

Người nộp thuế thu nhập cá nhân hiện nay có thể thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online thông qua hai hình thức:

1. Trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn
2. Qua ứng dụng eTax Mobile – cho phép nộp tờ khai, ký điện tử, và tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ nhanh chóng.

Sau khi hoàn tất, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận và kết quả giải quyết. Nếu cá nhân được hoàn thuế, tiền sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng đăng ký.

Mối liên hệ giữa quyết toán và hoàn thuế thu nhập cá nhân

Hoàn thuế thu nhập cá nhân chỉ được thực hiện sau khi hoàn tất quyết toán thuế. Theo (Khoản 2, Điều 28, Luật Quản lý thuế sửa đổi 2025), người nộp thuế có quyền yêu cầu hoàn lại khoản tiền nộp thừa khi:

• Có mã số thuế cá nhân hợp lệ;
• Có chứng từ chứng minh đã nộp thừa thuế;
• Không còn nợ thuế hoặc vi phạm hành chính thuế.

Việc hoàn thuế có thể được thực hiện trực tuyến trên hệ thống eTax Services hoặc qua ứng dụng eTax Mobile. Thông thường, thời gian xử lý hoàn thuế kéo dài từ 6–10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế chấp nhận hồ sơ.

Một số lưu ý khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025

• Người lao động chỉ cần quyết toán 1 lần/năm, dù có nhiều nguồn thu nhập.
• Nếu thu nhập chỉ đến từ một nơi và đã được khấu trừ đúng, có thể ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay.
• Cần kiểm tra mã số thuế cá nhân và người phụ thuộc trước khi nộp hồ sơ, tránh sai thông tin dẫn đến chậm xử lý.
• Trường hợp nộp muộn sau thời hạn quy định, sẽ bị xử phạt theo (Điều 59, Nghị định 125/2020/NĐ-CP) với mức phạt từ 2–25 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.

Câu hỏi thường gặp về quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Kết luận

Qua bài viết này, Avano đã giúp bạn hiểu rõ quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì, ai cần thực hiện, hồ sơ gồm những gì và quy trình ra sao theo quy định mới nhất năm 2025.

Việc thực hiện quyết toán đúng thời hạn không chỉ giúp người lao động tuân thủ nghĩa vụ pháp lý mà còn đảm bảo quyền được hoàn thuế khi nộp thừa. Hy vọng, với những thông tin mà Avano chia sẻ, bạn có thể chủ động hơn trong việc quản lý thu nhập và thực hiện nghĩa vụ thuế của mình.

Để biết thêm thông tin chi tiết các vấn đề về thuế, hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của Avano nhé!