Trong lĩnh vực kế toán, việc ghi chép chứng từ và hạch toán nghiệp vụ chỉ là một phần của công tác quản lý tài chính. Khi kết thúc kỳ kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện một bước quan trọng để đảm bảo số liệu chính xác và minh bạch, đó chính là khóa sổ sách kế toán. Đây là công việc không thể thiếu, bởi nó là tiền đề để lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và đưa ra các quyết định quản trị hiệu quả. Vậy khóa sổ sách kế toán là gì, quy trình ra sao và có những điểm cần đặc biệt lưu ý? Hãy cùng Avano tìm hiểu chi tiết trong bài viết bên dưới nhé.

Khóa sổ sách kế toán là gì?

Khóa sổ sách kế toán là quá trình tổng hợp và chốt lại toàn bộ số liệu kế toán trong một kỳ nhất định, thường là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm. Tất cả các chứng từ phát sinh trong kỳ phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác, sau đó mới tiến hành đối chiếu, kiểm tra và khóa sổ.

Công việc này nhằm xác định số dư cuối kỳ của các tài khoản, làm căn cứ để lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo thuế. Có thể nói, khóa sổ là bước chuyển giao giữa kỳ kế toán này sang kỳ kế toán khác, giúp đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong quản lý tài chính.

Kỳ khóa sổ nghĩa là gì?

Kỳ khóa sổ sách kế toán chính là thời điểm doanh nghiệp tiến hành kết thúc sổ sách để kiểm tra, đối chiếu số liệu. Thông thường, kỳ khóa sổ có thể diễn ra vào cuối ngày, cuối tháng hoặc cuối năm, tùy theo yêu cầu quản lý.

Với sổ quỹ tiền mặt, kế toán cần khóa sổ vào cuối mỗi ngày làm việc. Sau đó, phải tiến hành so sánh số liệu giữa sổ kế toán và sổ của thủ quỹ nhằm đảm bảo không có sự chênh lệch. Nếu phát hiện sai lệch, kế toán phải xử lý và điều chỉnh kịp thời.

Đối với cuối tháng, ngoài việc khóa sổ tiền mặt, kế toán còn phải lập bảng kiểm kê tiền, bảng đối chiếu với ngân hàng hoặc kho bạc để xác nhận số dư chính xác. Các bảng này cần được lưu trữ cùng với sổ kế toán tiền mặt và tiền gửi.

Quan trọng hơn cả, trước khi lập báo cáo tài chính, mọi đơn vị kế toán đều bắt buộc phải thực hiện khóa sổ sách kế toán. Điều này giúp số liệu trong báo cáo phản ánh trung thực, đáng tin cậy. Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt như kiểm kê đột xuất hoặc kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp cũng cần tiến hành khóa sổ để phục vụ kiểm tra.

Theo Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn, cùng với Thông tư 24/2024/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, quy định về khóa sổ kế toán được cụ thể hóa và chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp và đơn vị hành chính sự nghiệp bắt buộc phải thực hiện khóa sổ vào thời điểm cuối kỳ kế toán năm trước khi lập và trình bày báo cáo tài chính.

Điểm mới đáng chú ý là Thông tư 24/2024/TT-BTC quy định rõ thời điểm khóa sổ đối với từng loại sổ kế toán. Cụ thể, sổ quỹ tiền mặt phải được khóa vào cuối mỗi ngày; sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải khóa theo từng tháng; và toàn bộ hệ thống sổ kế toán phải được khóa trước khi lập báo cáo tài chính năm. Sau khi đã khóa sổ, kế toán không được phép bổ sung hay chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên kỳ đã khóa. Trường hợp phát hiện sai sót, bắt buộc phải thực hiện bút toán điều chỉnh ở kỳ kế toán tiếp theo, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh việc thao túng số liệu. Đặc biệt, trong các tình huống thay đổi chế độ kế toán, chia tách hoặc sáp nhập doanh nghiệp, đơn vị cũng bắt buộc phải tiến hành khóa sổ theo đúng quy định.

Như vậy, quy định khóa sổ kế toán không chỉ giúp đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán mà còn nâng cao độ tin cậy của thông tin tài chính. Việc tuân thủ đúng và đầy đủ quy định mới từ năm 2025 sẽ là cơ sở để doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, đồng thời đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước và đối tác.

Quy trình khóa sổ sách kế toán

Quy trình khóa sổ không chỉ đơn giản là cộng số liệu và chốt lại. Người kế toán cần thực hiện một loạt các công việc có hệ thống.

Đầu tiên, kế toán phải rà soát toàn bộ chứng từ phát sinh trong kỳ, bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua vào, phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ liên quan khác. Sau đó, tất cả nghiệp vụ này cần được hạch toán đầy đủ vào phần mềm kế toán hoặc sổ sách thủ công.

Bước tiếp theo là đối chiếu số liệu giữa các sổ chi tiết và sổ tổng hợp, đảm bảo không có sự chênh lệch. Những tài khoản quan trọng như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải thu, công nợ phải trả đều phải được kiểm tra kỹ lưỡng.

Khi đã hoàn tất việc đối chiếu, kế toán sẽ tính toán số dư cuối kỳ của từng tài khoản và khóa sổ. Đây cũng là thời điểm doanh nghiệp chuẩn bị lập báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Ý nghĩa của việc khóa sổ sách kế toán

Khóa sổ sách kế toán có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động quản trị doanh nghiệp. Thứ nhất, nó đảm bảo số liệu tài chính minh bạch, chính xác, tránh sai sót trong việc kê khai thuế và lập báo cáo tài chính. Thứ hai, nhờ có quá trình khóa sổ, ban lãnh đạo doanh nghiệp có được thông tin đầy đủ để đưa ra quyết định về đầu tư, chi phí, chiến lược kinh doanh.

Ngoài ra, khóa sổ còn giúp kiểm soát rủi ro, bởi thông qua đối chiếu số liệu, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện những bất thường, gian lận hoặc sai sót trong hạch toán. Đây chính là công cụ giúp tăng cường tính minh bạch, tạo niềm tin đối với cổ đông, nhà đầu tư và cơ quan quản lý.

Những lưu ý khi thực hiện khóa sổ sách kế toán

Để công việc khóa sổ diễn ra thuận lợi, kế toán viên cần chú ý một số điểm quan trọng. Trước hết, mọi chứng từ phát sinh trong kỳ phải được ghi nhận kịp thời, tránh bỏ sót. Bên cạnh đó, việc đối chiếu số liệu giữa các phòng ban, đặc biệt là kế toán và thủ quỹ, kế toán và ngân hàng cần được thực hiện cẩn trọng.

Một lưu ý khác là doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm kế toán để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Các phần mềm hiện nay đều có chức năng tự động tổng hợp, đối chiếu và hỗ trợ khóa sổ nhanh chóng, giúp kế toán viên giảm bớt khối lượng công việc thủ công.

Vai trò của kế toán trưởng trong quá trình khóa sổ

Trong mỗi kỳ kế toán, kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng khi giám sát và phê duyệt việc khóa sổ. Người này phải chịu trách nhiệm cuối cùng về độ chính xác của số liệu, đồng thời kiểm tra xem các quy định về kế toán và thuế có được tuân thủ đúng hay không. Sự cẩn trọng của kế toán trưởng không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về tài chính mà còn tránh những sai phạm pháp lý.

Kết luận

Khóa sổ sách kế toán là bước không thể thiếu trong công tác kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây vừa là công cụ quản lý tài chính hiệu quả, vừa là cơ sở để lập báo cáo trung thực, minh bạch, phục vụ cơ quan thuế cũng như nhà đầu tư. Để thực hiện tốt công việc này, doanh nghiệp cần có đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, quy trình rõ ràng và ứng dụng công nghệ phù hợp.

Thông qua việc hiểu đúng và thực hiện đúng quy trình khóa sổ sách kế toán, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho các quyết định kinh doanh chiến lược trong tương lai. Hy vọng với những chia sẻ của Avano có thể giúp bạn hiểu hơn về quy định cũng như những trình tự cần thực hiện khi thực hiện khóa sổ sách kế toán.