[Cập nhật 2025] Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân online

Đăng vào bởi Nguyen Hoang Nam

Kê khai thuế thu nhập cá nhân online là một trong những tiện ích quan trọng được Tổng cục Thuế triển khai nhằm giúp người dân thực hiện nghĩa vụ thuế dễ dàng hơn, không cần đến trực tiếp cơ quan thuế. Từ năm 2025, theo Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi 2025) và các hướng dẫn của Tổng cục Thuế, toàn bộ quá trình kê khai, nộp và tra cứu thuế TNCN đều có thể thực hiện điện tử. Bài viết này của Avano sẽ hướng dẫn bạn từng bước kê khai thuế TNCN online, quy định pháp lý, thời hạn và các lỗi thường gặp cần tránh.

Kê khai thuế thu nhập cá nhân online là gì?

Kê khai thuế thu nhập cá nhân online là hình thức người nộp thuế khai báo các khoản thu nhập, giảm trừ, thuế đã nộp hoặc còn phải nộp thông qua Cổng thuế điện tử hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Theo (Khoản 1, Điều 42, Luật Quản lý thuế 2019, sửa đổi bổ sung năm 2025), người nộp thuế có nghĩa vụ tự kê khai, nộp và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai.

Trước đây, việc kê khai thuế phải thực hiện bằng hồ sơ giấy tại Chi cục Thuế, gây mất thời gian và dễ sai sót. Tuy nhiên, với hệ thống kê khai điện tử, mọi thông tin được cập nhật tự động, giúp cá nhân chủ động hơn và đảm bảo minh bạch.

Kê khai thuế thu nhập cá nhân online là gì?

Đối tượng phải kê khai thuế thu nhập cá nhân online

Theo (Điều 21, Luật Thuế TNCN 2007, sửa đổi 2012 và cập nhật 2025), các đối tượng phải nộp thuế TNCN online và tự kê khai thuế như sau:

  • Cá nhân có nhiều nguồn thu nhập (làm việc ở hai nơi trở lên).
  • Người chuyển công tác trong năm, chưa được cơ quan cũ quyết toán thay.
  • Cá nhân có thu nhập vãng lai, không ký hợp đồng lao động dài hạn.
  • Cá nhân có thu nhập từ nước ngoài, hoặc đầu tư tài chính, cho thuê tài sản.
  • Tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập có nghĩa vụ kê khai, khấu trừ và nộp thay người lao động hàng tháng/quý.

Trường hợp chỉ có một nguồn thu nhập cố định và đã được doanh nghiệp khấu trừ thuế đầy đủ, cá nhân không cần kê khai riêng, trừ khi muốn hoàn thuế.

Căn cứ pháp lý mới nhất về kê khai thuế TNCN

Việc kê khai thuế thu nhập cá nhân online được quy định tại:

  • Luật Quản lý thuế 2019, sửa đổi bổ sung năm 2025 (hiệu lực 01/07/2025).
  • Luật Thuế TNCN 2007, sửa đổi 2012 & cập nhật 2025.
  • Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế.
  • Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định chi tiết về kê khai, nộp và hoàn thuế.
  • Hướng dẫn của Tổng cục Thuế (Công văn số 1032/TCT-DNNCN) về kê khai và quyết toán thuế điện tử năm 2025.

Theo các văn bản này, hình thức kê khai điện tử được xem là phương thức chính thức, có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy.

Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân online (Cập nhật 2025)

Các bước kê khai thuế thu nhập cá nhân online hiện được đồng bộ trên hai nền tảng: Cổng thuế điện tử (Tổng cục Thuế) và Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

  • Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn hoặc https://dichvucong.gov.vn
  • Chọn mục: “Cá nhân” → “Khai thuế”
  • Đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân hoặc tài khoản định danh VNeID.

Bước 2: Chọn tờ khai phù hợp

  • Cá nhân tự quyết toán: chọn Mẫu 02/QTT-TNCN.
  • Tổ chức chi trả: chọn Mẫu 05/QTT-TNCN.
  • Chọn kỳ tính thuế: năm 2025.

Bước 3: Điền thông tin thu nhập và giảm trừ

  • Tổng thu nhập chịu thuế (bao gồm lương, thưởng, phụ cấp…).
  • Các khoản giảm trừ gia cảnh: 15,5 triệu đồng/tháng (áp dụng từ 2026).
  • Giảm trừ người phụ thuộc: 6 triệu đồng/tháng/người.
  • Thuế đã khấu trừ tại nguồn (nếu có).

Bước 4: Xác nhận và ký điện tử

  • Kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi ký.
  • Dùng chữ ký số cá nhân hoặc USB Token.
  • Gửi hồ sơ và chờ xác nhận tự động.

Bước 5: Tra cứu kết quả

Vào mục Tra cứu → Tờ khai thuế để xem tình trạng hồ sơ, biên lai điện tử và phản hồi của cơ quan thuế.

Thời hạn kê khai thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ (Khoản 2, Điều 44, Luật Quản lý thuế sửa đổi 2025):

  • Cá nhân tự quyết toán: nộp tờ khai chậm nhất 30/4 năm sau.
  • Doanh nghiệp chi trả thu nhập: nộp chậm nhất 31/3 năm sau.

Nộp trễ có thể bị xử phạt hành chính theo (Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP) từ 2–25 triệu đồng.

Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân online (Cập nhật 2025)

Ví dụ thực tế khi kê khai thuế online

Trường hợp 1:
 Chị A có thu nhập tại 2 công ty trong năm 2025, mỗi công ty đã khấu trừ 10% thuế. Khi quyết toán, chị cần tổng hợp cả hai nguồn thu nhập trên cùng tờ khai 02/QTT-TNCN để cơ quan thuế xác định phần chênh lệch cần nộp thêm hoặc được hoàn.

Trường hợp 2:
 Anh B làm freelance, thu nhập theo từng hợp đồng. Anh có thể tự kê khai online theo quý, sử dụng mẫu 02/KK-TNCN. Nếu thu nhập sau giảm trừ chưa vượt mức chịu thuế (15,5 triệu/tháng sau 2026), anh không phải nộp thuế nhưng vẫn nên kê khai để đảm bảo minh bạch.

Các lỗi thường gặp khi kê khai thuế online

  • Sai mã số thuế: dẫn đến hệ thống không nhận diện được tài khoản.
  • Nhập thiếu người phụ thuộc: làm tăng số thuế phải nộp.
  • Sai kỳ tính thuế: đặc biệt khi làm việc tại nhiều nơi.
  • Không lưu file XML gốc: gây khó khăn khi cần bổ sung hoặc tra cứu.
  • Chưa ký điện tử: hồ sơ không hợp lệ và bị trả lại.

Lưu ý, trước khi nộp, hãy tải bản xem trước (Preview) để kiểm tra toàn bộ thông tin; đồng thời lưu biên lai điện tử (PDF + XML) làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp.

Xem thêm:

Lưu ý quan trọng khi kê khai thuế TNCN online

  • Mọi dữ liệu phải khớp với thông tin trong chứng từ khấu trừ thuế hoặc bảng lương.
  • Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy (theo (Điều 47, Luật Quản lý thuế 2019)).
  • Cần khai bổ sung ngay khi phát hiện sai sót trước khi có thông báo kiểm tra thuế.
  • Giữ lại bản sao tờ khai và biên lai điện tử ít nhất 10 năm theo quy định lưu trữ hồ sơ thuế.

Ưu điểm của việc kê khai thuế online

  • Tiện lợi: có thể thực hiện 24/7, không phụ thuộc địa điểm.
  • Nhanh chóng: thời gian xử lý rút ngắn còn 1–3 ngày làm việc.
  • Minh bạch: tra cứu tiến độ và phản hồi ngay trên hệ thống.
  • An toàn: dữ liệu được bảo mật bởi Tổng cục Thuế.

Giải đáp nhanh về kê khai thuế TNCN online

Kê khai thuế thu nhập cá nhân online là hình thức người nộp thuế thực hiện kê khai, nộp tờ khai và gửi hồ sơ thuế thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót trong quá trình kê khai và thuận tiện tra cứu hồ sơ.

Theo Luật Quản lý thuế 2019, sửa đổi 2025, tất cả cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế (từ lương, tiền công, kinh doanh, đầu tư vốn, chuyển nhượng…) đều phải kê khai thuế, trừ trường hợp đã được tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn và ủy quyền quyết toán thay.

Thời hạn kê khai thuế TNCN thường được chia thành hai trường hợp:

  • Kê khai tạm nộp theo tháng hoặc quý đối với cá nhân kinh doanh.
  • Quyết toán thuế TNCN chậm nhất ngày 31/03 hàng năm đối với cá nhân tự quyết toán hoặc có thu nhập từ nhiều nguồn.

Theo Điều 44, Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ kê khai bao gồm:

  • Tờ khai thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN);
  • Bảng kê chứng minh người phụ thuộc (nếu có);
  • Giấy tờ xác nhận thu nhập hoặc khấu trừ thuế (mẫu 05/CK-TNCN);
  • Chứng từ nộp thuế (nếu đã nộp).

Có. Người nộp thuế được phép nộp lại tờ khai bổ sung trong trường hợp phát hiện sai sót. Khi đó, bạn cần chọn “Tờ khai bổ sung” trên hệ thống, ghi rõ lý do điều chỉnh và kê khai lại thông tin chính xác nhất.

Theo Điều 16, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu kê khai sai hoặc nộp chậm tờ khai, cá nhân có thể bị phạt từ 500.000 đồng đến 25 triệu đồng, tùy mức độ và hậu quả sai phạm. Ngoài ra, còn phải nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế còn thiếu.

Bài viết trên của Avano.vn đã hướng dẫn chi tiết cách kê khai thuế thu nhập cá nhân online theo quy định mới nhất năm 2025. Việc nắm rõ quy trình, thời hạn, căn cứ pháp lý và lưu ý quan trọng sẽ giúp bạn thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn, tránh bị phạt và dễ dàng hoàn thuế nếu có số nộp thừa.

Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ thuế hoặc muốn cập nhật thêm các kiến thức thuế thu nhập cá nhân hãy theo dõi các bài viết của Avano nhé.

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *