Kê khai thuế là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình thực hiện nghĩa vụ thuế của cá nhân và doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Avano sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm kê khai thuế là gì, các hình thức kê khai điện tử phổ biến, quy trình kê khai online trên Cổng thuế điện tử, cùng những quy định pháp lý mới nhất áp dụng từ 01/07/2025 theo Luật Quản lý thuế và Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Kê khai thuế là gì? Giải thích dễ hiểu và đúng luật

Kê khai thuế là một trong những nghĩa vụ cơ bản của cá nhân và doanh nghiệp nhằm báo cáo với cơ quan thuế về số tiền thuế phải nộp, được miễn, giảm hoặc hoàn thuế trong một kỳ nhất định. Theo (Khoản 1, Điều 42, Luật Quản lý thuế 2019, sửa đổi bổ sung 2025, có hiệu lực từ 01/07/2025), người nộp thuế có trách nhiệm “tự kê khai chính xác, trung thực, đầy đủ thông tin về căn cứ tính thuế, số thuế phải nộp và nộp đúng thời hạn quy định”.

Hiểu đơn giản, kê khai thuế chính là việc bạn “khai báo thu nhập và chi phí” cho cơ quan thuế biết để xác định bạn có phải nộp thuế hay không, và nếu có thì số tiền cụ thể là bao nhiêu. Đây là khâu đầu tiên và bắt buộc trong toàn bộ quy trình quản lý thuế, trước khi đến bước nộp thuế hoặc quyết toán thuế.

Tại sao phải kê khai thuế?

Kê khai thuế giúp cơ quan nhà nước nắm bắt chính xác hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức và cá nhân, đồng thời đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong việc thu nộp ngân sách. Đối với người nộp thuế, việc kê khai chính xác giúp:

• Tránh bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế do kê khai sai.
• Dễ dàng thực hiện các thủ tục hoàn thuế hoặc khấu trừ thuế sau này.
• Là cơ sở quan trọng khi quyết toán thuế hoặc xin ưu đãi thuế.

Theo (Điều 7, Nghị định 126/2020/NĐ-CP), tất cả tổ chức, cá nhân có phát sinh nghĩa vụ thuế đều phải kê khai theo đúng mẫu biểu, thời hạn và phương pháp quy định.

Các hình thức kê khai thuế phổ biến năm 2025

Hiện nay, theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, có ba hình thức kê khai thuế chính đang được áp dụng:

Kê khai thuế trực tiếp (nộp hồ sơ giấy)

Người nộp thuế đến trực tiếp Chi cục Thuế nơi quản lý để nộp tờ khai. Cách này hiện chỉ còn áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt như hộ kinh doanh nhỏ hoặc vùng chưa có hạ tầng điện tử.

Kê khai thuế điện tử qua Cổng thuế điện tử

Đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay. Người nộp thuế truy cập cổng thuế điện tử, đăng nhập bằng mã số thuế, chọn loại tờ khai, nhập số liệu và ký số bằng chữ ký điện tử. Toàn bộ quy trình được thực hiện online, rút ngắn thời gian và đảm bảo an toàn dữ liệu.

Kê khai thuế online qua Cổng Dịch vụ công quốc gia

Từ năm 2025, Tổng cục Thuế đã tích hợp hầu hết thủ tục kê khai lên Cổng DVC Quốc gia. Người dùng có thể nộp tờ khai, nhận thông báo tiếp nhận và theo dõi kết quả xử lý ngay trên hệ thống mà không cần đăng nhập vào nhiều cổng khác nhau.

Đối tượng kê khai thuế

Theo (Điều 2, Luật Quản lý thuế 2019), người nộp thuế bao gồm:

• Doanh nghiệp: thực hiện kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp, GTGT, thuế TNCN khấu trừ, thuế nhà thầu, thuế tài nguyên…
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: kê khai thuế GTGT, TNCN, lệ phí môn bài theo phương pháp khoán hoặc kê khai.
• Cá nhân có thu nhập: kê khai thuế TNCN khi có nhiều nguồn thu hoặc muốn hoàn thuế.

Ngoài ra, tổ chức chi trả thu nhập (công ty, đơn vị trả lương) có nghĩa vụ kê khai và nộp thay cho người lao động.

Nộp thuế theo phương pháp kê khai là gì?

Phương pháp kê khai thuế là cách xác định nghĩa vụ thuế dựa trên số liệu kế toán thực tế của doanh nghiệp hoặc cá nhân.
Theo (Khoản 2, Điều 7, Thông tư 80/2021/TT-BTC), người nộp thuế theo phương pháp kê khai phải:

• Mở sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
• Kê khai chính xác doanh thu, chi phí, thu nhập tính thuế.
• Nộp hồ sơ đúng kỳ khai thuế (theo tháng hoặc quý).

Phương pháp này thường áp dụng cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, hoặc có đăng ký tự nguyện theo hình thức kê khai.

Hướng dẫn kê khai thuế điện tử từng bước (cập nhật 2025)

Theo hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế và Cổng DVC Quốc gia, quy trình kê khai thuế điện tử được thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn → Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử (hoặc tài khoản doanh nghiệp trên Cổng DVC Quốc gia).
• Bước 2: Chọn “Khai thuế → Kê khai trực tuyến”.
• Bước 3: Chọn loại tờ khai (GTGT, TNCN, TNDN, môn bài…).
• Bước 4: Nhập số liệu theo hướng dẫn, kiểm tra định dạng.
• Bước 5: Ký điện tử và gửi tờ khai.
• Bước 6: Nhận thông báo tiếp nhận và tra cứu trạng thái hồ sơ.

Theo (Điều 47, Luật Quản lý thuế 2019), người nộp thuế có quyền nộp tờ khai bổ sung nếu phát hiện sai sót, miễn là chưa có quyết định kiểm tra hoặc thanh tra thuế.

Lưu ý khi kê khai thuế năm 2025

• Kê khai sai, thiếu thông tin có thể bị phạt từ 2–25 triệu đồng theo (Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
• Nộp chậm tờ khai sau thời hạn quy định bị phạt thêm 0,05%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
• Khi nộp hồ sơ online, nên kiểm tra kỹ chữ ký số, tránh lỗi “hồ sơ chưa ký điện tử”.
• Luôn lưu file XML hoặc bản PDF tờ khai để đối chiếu khi cần.

Những câu hỏi thường gặp khi kê khai thuế online

Bài viết trên của Avano đã giúp bạn hiểu rõ kê khai thuế là gì, các hình thức kê khai thuế điện tử phổ biến, và hướng dẫn chi tiết cách thực hiện năm 2025 theo quy định pháp luật mới nhất.
Việc kê khai chính xác không chỉ giúp bạn tránh vi phạm hành chính mà còn là nền tảng để quản lý thuế hiệu quả, minh bạch.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các vấn đề thuế, hãy theo dõi các bài viết sau của Avano nhé.