Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân là nội dung mà rất nhiều người lao động, kế toán và hộ kinh doanh cá thể quan tâm mỗi dịp quyết toán thuế. Từ năm 2025, các quy định về kê khai, giảm trừ gia cảnh và nộp thuế được cập nhật theo Luật Quản lý thuế 2019 sửa đổi 2025 và Luật Thuế TNCN 2007 sửa đổi, bổ sung 2012 & 2025, giúp việc kê khai trở nên minh bạch, nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bài viết sau của Avano sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước kê khai thuế TNCN đúng quy định – từ hình thức online đến qua phần mềm HTKK của Tổng cục Thuế.

Kê khai thuế thu nhập cá nhân là gì?

(Khoản 1, Điều 42, Luật Quản lý thuế 2019, sửa đổi bổ sung năm 2025) quy định:

“Người nộp thuế có trách nhiệm kê khai chính xác, trung thực, đầy đủ các thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung kê khai.”

Kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình xác định thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ và số thuế phải nộp hoặc được hoàn. Việc kê khai có thể thực hiện trực tuyến qua Cổng thuế điện tử (eTax) hoặc bằng phần mềm HTKK, tùy theo hình thức nộp thuế của cá nhân hoặc đơn vị chi trả.

Căn cứ pháp lý về kê khai thuế thu nhập cá nhân

• Luật Thuế TNCN 2007, sửa đổi 2012 và cập nhật 2025.
• Luật Quản lý thuế 2019, sửa đổi bổ sung 2025 (hiệu lực từ 01/07/2025).
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế.
• Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn kê khai, nộp và hoàn thuế điện tử.
• Công văn 1032/TCT-DNNCN (2025) hướng dẫn quyết toán thuế điện tử.

Đối tượng phải kê khai thuế TNCN

Theo (Điều 2, Luật Thuế TNCN 2007), các đối tượng sau đây phải kê khai thuế:

• Cá nhân cư trú có thu nhập trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam.
• Cá nhân không cư trú có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
• Doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập có nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thay.
• Cá nhân có nhiều nguồn thu nhập, người hành nghề tự do hoặc kinh doanh cá thể.

Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân online

• Bước 1: Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn hoặc https://dichvucong.gov.vn, đăng nhập bằng Mã số thuế (MST) hoặc VNeID.
• Bước 2: Chọn Mẫu tờ khai phù hợp – cá nhân: Mẫu 02/QTT-TNCN, doanh nghiệp: 05/QTT-TNCN.
• Bước 3: Nhập thu nhập, giảm trừ và bảo hiểm xã hội (10,5% tổng thu nhập).
• Bước 4: Ký điện tử và nộp tờ khai. Hệ thống phản hồi trong 1–3 ngày làm việc.
• Bước 5: Tra cứu hồ sơ tại mục “Tra cứu → Tờ khai thuế” để xem biên lai điện tử.

Hướng dẫn kê khai thuế TNCN qua phần mềm HTKK

• Bước 1: Tải phần mềm HTKK mới nhất (phiên bản 5.0.9) từ trang của Tổng cục Thuế.
• Bước 2: Chọn “Thuế TNCN” → Mẫu 02/QTT-TNCN → nhập kỳ tính thuế.
• Bước 3: Nhập dữ liệu thu nhập, giảm trừ, thuế đã nộp. Có thể nhập từ file Excel.
• Bước 4: Kết xuất tờ khai dạng XML, nộp qua eTax hoặc Cổng DVC Quốc gia.

Thời hạn kê khai và quyết toán thuế

Theo (Khoản 2, Điều 44, Luật Quản lý thuế sửa đổi 2025):

• Cá nhân tự quyết toán: chậm nhất 30/4 năm sau.
• Tổ chức chi trả thu nhập: chậm nhất 31/3 năm sau.
  Nộp trễ sẽ bị xử phạt từ 2 – 25 triệu đồng theo (Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Ví dụ minh họa

Ví dụ: Anh Minh có thu nhập 20 triệu/tháng, đóng BHXH 10,5% và không có người phụ thuộc. Sau khi trừ giảm trừ bản thân (15,5 triệu đồng/tháng từ kỳ tính thuế 2026), thu nhập chịu thuế còn khoảng 2,45 triệu đồng/tháng, áp dụng thuế suất 5%.
→ Anh Minh nộp khoảng 122.500 đồng/tháng.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra thông tin người phụ thuộc kỹ trước khi gửi tờ khai.
• Có thể kê khai bổ sung nếu sai sót trước khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Lưu biên lai điện tử ít nhất 10 năm để phục vụ đối chiếu.
• Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy (Điều 47, Luật Quản lý thuế 2019).

Những câu hỏi liên quan đến kê khai thuế thu nhập cá nhân

Kết luận

Bài viết trên của Avano đã hướng dẫn chi tiết cách kê khai thuế thu nhập cá nhân theo quy định mới nhất 2025. Việc chủ động kê khai đúng hạn giúp bạn tuân thủ pháp luật, tránh phạt chậm nộp và đảm bảo quyền hoàn thuế nếu có.

Để biết thêm thông tin chi tiết các vấn đề về thuế, hãy theo dõi các bài viết sau của Avano nhé.